Mehr Leistung mit den gleichen Ressourcen
RIBIT Systems automatisiert Geschäftsprozesse in der Immobilienbranche, reduziert manuelle Arbeit zwischen bestehenden Systemen und schafft schnellere, kosteneffizientere Abläufe – ohne Ihre Softwarelandschaft ersetzen zu müssen.
- Weniger manuelle Arbeitsschritte
- Mehr Kapazität
- Niedrigere Prozesskosten
- Schnellere Abläufe
Kommt Ihnen das bekannt vor?
In vielen Immobilienunternehmen werden täglich Informationen zwischen E-Mails, Verwaltungssoftware, CRM, Excel-Tabellen, Dokumenten und Mitarbeitenden manuell übertragen. Diese einzelnen Arbeitsschritte wirken oft klein – in Summe kosten sie jedoch viele Arbeitsstunden, verlangsamen Prozesse und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
Doppelte Dateneingabe
Dieselben Informationen werden in mehreren Systemen oder Dokumenten erfasst.
Manuelle E-Mail-Bearbeitung
Mieter-, Eigentümer-, Interessenten- oder Dienstleisteranfragen müssen gelesen, sortiert und weitergeleitet werden.
Unverbundene Software
Ihre Systeme funktionieren – aber Informationen müssen weiterhin manuell dazwischen übertragen werden.
Wiederkehrende Aufgaben
Mitarbeitende erledigen täglich dieselben administrativen Schritte.
Fehlende Nachverfolgung
Anfragen, Aufgaben, Rückmeldungen oder Follow-ups gehen unter oder werden verspätet bearbeitet.
Excel & Copy-Paste
Daten werden manuell aus E-Mails, Dokumenten oder anderen Systemen übertragen.
Viele Immobilienunternehmen haben nicht zu wenig Software – sondern zu viele manuelle Schritte zwischen ihren Systemen.
Genau dort setzt RIBIT Systems an.
Aus manuellen Abläufen werden effizientere Prozesse
Wir ersetzen keine funktionierende Software. Wir verbinden bestehende Systeme und automatisieren die manuellen Schritte dazwischen – dort, wo heute noch Informationen kopiert, übertragen, sortiert, weitergeleitet oder nachgefasst werden.
- 01
Prozesse analysieren
Wir erfassen Ihre Abläufe im Detail und identifizieren Zeitverluste, Medienbrüche und wiederkehrende Aufgaben.
- 02
Systeme verbinden
Bestehende Anwendungen – E-Mail, CRM, ERP, Cloud-Dienste, Tabellen – werden so verknüpft, dass Informationen automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
- 03
Abläufe automatisieren
Wiederkehrende Arbeitsschritte laufen automatisch. Menschen greifen nur noch dort ein, wo es um Entscheidungen geht.
Was lässt sich automatisieren?
Überall dort, wo Informationen digital entstehen und weiterverarbeitet werden, lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte reduzieren oder automatisieren. Hier sind ein paar Beispiele.
Vermietung & Vertrieb
04- Interessenten erfassen
- Besichtigungen koordinieren
- CRM automatisch aktualisieren
- Follow-ups auslösen
Bewirtschaftung
04- Mieteranfragen erfassen
- Schadenmeldungen kategorisieren
- Aufgaben automatisch zuweisen
- Status und Rückmeldungen nachverfolgen
Kundenservice
04- Anfragen automatisch verteilen
- Informationen aus E-Mails extrahieren
- Antworten vorbereiten
- Eskalationen erkennen
Finanzen
04- Rechnungen verarbeiten
- Zahlungs- und Freigabeprozesse
- Daten zwischen Systemen übertragen
- Reports automatisch erstellen
Dokumente
04- Informationen aus Dokumenten extrahieren
- Dokumente automatisch zuordnen
- Daten strukturiert ablegen
- Dokumente erstellen und weiterleiten
Kommunikation
04- E-Mails automatisch kategorisieren
- Benachrichtigungen auslösen
- Termine koordinieren
- Follow-ups automatisch versenden
Beispiele typischer Automatisierungen in der Immobilienbranche. Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen das grösste Einspar- und Automatisierungspotenzial bieten, ergibt sich aus der individuellen Prozessanalyse.
Kleine manuelle Schritte summieren sich.
Ein einzelner Arbeitsschritt wirkt unbedeutend. Entscheidend ist die Häufigkeit, mit der er wiederholt wird.
Beispielrechnung zur Veranschaulichung. Die Werte sind frei gewählt und stellen kein Einsparversprechen dar.
Automatisierung spart nicht nur bei einem einzelnen Vorgang Zeit. Der wirtschaftliche Effekt entsteht durch die Wiederholung – jeden Tag, jede Woche, jedes Jahr.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
- 01
Kostenloses Erstgespräch
Wir lernen Ihr Unternehmen, Ihre bestehenden Systeme und die grössten Zeitfresser in Ihren Abläufen kennen. Gemeinsam prüfen wir, wo Digitalisierung und Automatisierung sinnvoll eingesetzt werden können.
- 02
Prozessanalyse
Wir analysieren die relevanten Abläufe im Detail, identifizieren unnötige manuelle Arbeitsschritte und entwickeln ein konkretes Lösungskonzept.
- 03
Umsetzung
Wir verbinden Ihre bestehenden Systeme, implementieren die Automatisierungen und testen den gesamten Prozess, bis er zuverlässig im Alltag funktioniert.
Warum ich RIBIT Systems gegründet habe
In vielen Immobilienunternehmen sind die eingesetzten Systeme heute bereits digital – trotzdem laufen zahlreiche Arbeitsschritte zwischen E-Mail, Verwaltungssoftware, CRM, Dokumenten und internen Tools weiterhin manuell.
Informationen werden kopiert, Daten mehrfach erfasst, Anfragen von Hand weitergeleitet und wiederkehrende Aufgaben jedes Mal neu ausgeführt.
Einzelne Schritte wirken oft unbedeutend. In der Summe kosten sie jedoch viele Arbeitsstunden, verlangsamen Prozesse und erhöhen die laufenden Prozesskosten.
Genau darin sehe ich grosses Potenzial.
Mit RIBIT Systems möchte ich Immobilienunternehmen dabei helfen, diese manuellen Lücken zwischen bestehenden Systemen zu schliessen, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren und dadurch effizienter zu arbeiten.
Mein Fokus liegt nicht darauf, funktionierende Software zu ersetzen, sondern darauf, vorhandene Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden und überflüssige manuelle Arbeit zu reduzieren.
Häufig gestellte Fragen
Lassen Sie uns Ihre Prozesse gemeinsam anschauen
Im Erstgespräch schauen wir uns an, wo heute noch Zeit durch manuelle Arbeit verloren geht und welche Abläufe sich wirtschaftlich sinnvoll automatisieren lassen.
Bestehende Abläufe verstehen
Automatisierungspotenziale mit dem grössten wirtschaftlichen Hebel erkennen
Sinnvolle nächste Schritte besprechen